Rencontres nationales de la participation/ Notre fiche pratique : rédiger un cahier des charges

7 thèmes ont été abordés :

– Analyse de besoin
– Objectifs
– Défintion des règles du jeu
– Elaboration du cahier des Charges
– Gestion du temps
– Budget
– Outils

Cette fiche est le résultat d’un atelier organisé par Débatlab lors des Rencontres de la Participation de Lille en mars 2018.
Cet atelier était co-animé par avec Constant Delatte, fondateur de l’agence Quelia, trésorier de Débatlab, Antoine Brachet, directeur intelligence collective chez Bluenove, Philippe Bourlitio, fondateur de l’agence Particip&co. Patrick Neveu, de l’agence Signos,  s’est chargé de la prise de note en live sous forme de mind mapping (ou cartographie mentale).
L’ambition était d’animer une formation en mode « co- construction », la carte devant évoluer au fur et à mesure des échanges.

Analyse de  besoin
Il n’est pas facile de distinguer AMO et AMoe, encore moins de les réunir. Les émetteurs des cahiers des charges ont besoin de procéder à une analyse préalable des besoins pour lesquels ils peuvent avoir besoin de faire du sourcing et de bénéficier des conseils
– Achat quoi ? accompagnement ? solution miracle ?
méthodologie
– Distinguer AMO / AMoe
– Compliquer de réunir les 2
– Analyse fonctionnelle des besoins
– Résultats vs méthodo
– Écouter et essayer de reformuler propos de chacun pour bonne compréhension des positions en place
– Identifier «choses» invariables et sur mesure
– Valeur du conseil
– Prestation préalable sur définition besoin : niveau objectifs, moyens
– Donner de la place et de la valeur au conseil pour l’AMO
– Importance de faire du Sourcing
– Échange en amont avec bureaux études entre ceux qui souhaitent passer un marché public et des bureaux pour se faire une idée

Objectifs
Il est important de savoir pourquoi on concerte et donc de définir le niveau d’intervention de la concertation pour mieux définir ensuite les méthodes et les outils
– Savoir pourquoi on concerte : niveau de la participation, information, concertation, …
– Quel niveau objectif : que veut-on construire ? comment on va construire ?
– Définir clairement objectifs et priorités : résultats attendus par différents contributeurs à 1 projet

Définir les règles du jeu
Par règles du jeu, nous entendons les règles qui permet de clarifier le terrain de jeu (périmètre d’intervention) et les différentes règles pour jouer (règles de décision, règles d’évaluation, règles de partage de l’information), le tout dans un climat positif de bienveillance, confiance et transparence.
– Disposer cadre partagé de ce qui est « concertable »
– Ouvrir le processus de concertation à toute la société civile et pas uniquement vers des instances précises (comités quartier, conseil citoyen la Clé = Donner envie de participer
– Installer un climat positif : bienveillance, confiance, transparence
– Accessibilité de l’information
– Définir méthodologie de gouvernance : qui décide au final
– Impliquer le citoyen dans la décision : Jury citoyen
– Définir processus évaluation ateliers : qui évalue quoi ? Associer les habitants
– Charte de bonnes pratiques : créer un groupe de travail pour co-élaborer une charte (cf. charte participation)

Outils
La branche «outils» n’a pas mobilisé beaucoup les échanges durant l’atelier. Tout se résume par le fait
disposer des outils agiles et ad hoc à mixer selon les évolutions de la concertation
– Disposer d’une boite à outils «agiles», ad hoc
– Mixer les outils
– Choisir les outils en fonction des évolutions de la concertation
– Attention aux outils numériques : problème gestion
données

Budget
Les prestataires ont insisté sur la faiblesse des informations pour construire un budget précis. Les objectifs sont souvent trop généralistes et les critères de réussites non définis : nombre d’habitant, critère de réussite sur % habitants concertés, périmètre géographique
– Très difficile d’estimer coût prestation : dimensionnement de la commande par rapport aux ambitions de la concertation
– Variation en fonction mobilisation habitant : nombre d’habitant non défini, critère de réussite sur % habitants concertés non défini, périmètre géographique non défini
– Ça dépend du format du marché
– Quel impact du plafond ?

Gestion du temps
Peu de choses sur le temps mais une idée importante : être souple et prévoir des itérations pour favoriser
le dialogue et faire évoluer le processus de concertation en fonction des différents événements qui surviennent et des résultats intermédiaires.
– Prévoir calendrier souple qui intègre différentes phases processus d’élaboration et plus de temps pour les itérations
– Penser à l’avant – pendant – après la concertation

Cahier des charges
Élaborer un cahier des charges type est un impératif. Il sera utile de réfléchir à de nouvelles rubriques pour
aider l’acheteur à comparer ce qui est comparable en demandant par exemples des cas pratiques.
Mais le plus important semble d’écrire un cahier des charges dans une démarche évolutive. Il est déjà possible d’allotir un marché ou de mettre des tranches conditionnelles.
Pour aider les acheteurs et les prestataires à élaborer des cahiers des charges et des réponses techniques
qui servent au mieux les intérêts de la concertation, il sera utile dans un proche avenir de co-produire
(groupe de travail rassemblant les différentes parties prenantes) des référentiels partagés pour rédiger les
niveaux d’objectifs, les critères qualitatifs en termes de méthodes et d’outils ainsi que les critères de sélection
(prix, qualité technique, CV …)
– Définir un cahier des charges type de la concertation
– Cas pratiques vs référence clients : demander des cas pratiques pour pouvoir comparer car les références
clients ne sont pas comparables
– Écrire un cahier des charges dans une démarche évolutive
> Avoir 2 lots : AMO, AMoe
> Tranche conditionnelle AMO puis déclencher AMoe
> Bordereau prix unitaire : 10% du montant du marché
– Disposer de référentiels partagés qui aident les différentes parties prenantes à rédiger un cahier des
charges et à répondre aux cahiers des charges sur les objectifs d’une concertation et sur les moyens et outils
mobilisables
– Préciser au mieux les critères sélection : prix, qualité technique, compétsences, CV, ….
– Simplifier le code des marchés en créant une nouvelle
catégorie de marché de prestations intellectuelles
– Procédure passation : AMI (Appel à manifestation d’intérêt) pas possible

Publié sur : 4 août